學習護照

一˙KEY單作業

1.與客人接洽訂單時.需將細節說明一次.另因淡水之值班人員僅有2名.

故KEY單部分原則上為接單人員自行Key-in.另一人則為覆核.且須簽名負責

2.為避免品名錯誤.除仔細點選外.並核對單品金額及總金額無誤.

例:華嫣-京喜與雙喜.品名相近.可是單價不同

3.為避免配送日期有誤.覆核人員除核對月.日.更會特別核對年份部分

4.覆核時以”手單號碼”查單.一來可避免電腦單號誤記.再來可避免重複存檔而不察

5.每次更改時.會再check之前的改單內容是否無誤.而非僅更改此次之異動而已.

覆核人員也是如此

6.覆核人員抱持為KEY單身份.所有內容皆須覆核.而非僅針對重點核單.當發現

key單人員有誤時.需即時告知key單人員以作為警惕.並於更正後.請另一位人員重新覆核一次.做到雙向覆核

7.出貨前7日與客戶確認訂單後.再重新對一次電腦單並備註何時與客人對單.若

報備當日尚未被核准.則留交接請明日班同仁跟催

8.當出現”存檔失敗”時.會將全部內容重新核對一次在存檔.而非僅針對出現錯誤

的部份.例如未勾選”電梯”時.則備註欄及折讓部分皆會跳掉

9.客人之姓名務求正確無誤.是對客人的尊重

10.Key-in郵遞區號時.勿憑印象.而需查證確認.以免造成配送人員之困擾

11.遇客人非到場改單.則盡量請客人以傳真或E-mail之方式.以做為憑證

二˙收款開發票作業

1.會造成收款未立即開立發票.主要在於匯款部分.故對於匯款確認.需要更多心力

2.開立訂單後.若確定客人將採匯款方式.即交予或傳真書面資料.除詳細記載匯款帳號並提醒客人於匯款後傳真.也可避免抄寫錯誤或誤聽

3.若遇客人未給明確之將匯款日.如:這兩天就去匯.則報備會計.並天天留交接跟催確認

4.若採支票付款.則於收到時.立即開立發票不堆積

5.若遇客人匯款後隔日甚至多日才告知.則即刻報備營管

6.若有客人表示當日已付款.但無傳真機.而帳戶又無法即時查到帳.則開立發票先不寄給客人.而等會計確認入帳後再行寄出