學習護照

『規劃』指的是『設定目標』，

並找尋達成目標的方法或手段的過程

    從第六章「決策制定」開始，就已經進入管理學Part 2的【規劃篇】；除本章進程「規劃的基礎」外，還有第八章的「策略規劃」。

    實務管理中之所以需要『規劃』，大多是為了『解決問題』。

    企業經營過程中常會發現不利經營的環境與流程，譬如成本上揚、利潤下降、管理效能不彰、重工作業嚴重、服務品質不佳、人為異常過高、客訴處理機制不善、新競爭者加入、市場萎縮、通貨緊縮、經濟成長趨緩..等。

    所以，當企業遭逢不利經營的情況下，管理者必須透過資料分析，轉換成有價值的決策資訊，並從中找出核心的問題與解決方案。

    舉『控制加班費』為例，不管是經營政策，亦或是日常管理，管理者都必須於第一時間界定加班費異常的問題核心？提供以下程序給大家參考：

 (1)分級統計

   列出自家門市與同級門市的比較，分析自家門市的[加班費總額]

   及[加班費/實收金額的佔比]是否合理。

 (2)找到問題

   對於自家門市異常的部份，必須深入了解原因，可歸納：

   1.因為缺員所產生的加班   >> 店長能力、薪資水準、品牌形象

                              組織文化、學習成就

   2.人員下班時間異常(過晚) >> 盤點效能、作業定義、人員心態

   3.人員請假(事假年休)加班 >> 排班效能

   4.短期生育、留停及變故假 >> 區域人事效能

 (3)提出方案(用對方法)

   1.制定各門市合理的加班上限(淡季、旺季)

   2.制定加班的規則

   3.制定與改善作業

 (4)定義指標

   1.每人淡旺季每月加班上限

   2.每區淡旺季每月加班上限

   3.納入人員升遷評核項目

 (5)落實執行

   1.人員加班用途，須經由店長同意

   2.每人每次加班記錄累扣上限加班時數

   3.每月由公司出具各門市加班統計表，進入加班異常管理循環

    以上例子，就是「控制加班費」的「規劃」示範。本章提及「規劃的利益」為：

  (1)「規劃提供問題解決的方向」

  (2)「規劃減少改變所造成的影響」

  (3)「規劃可以減少重複與浪費」及

  (4)「規劃目標設定可供控制依據」。

    本章亦提及規劃與績效的關聯性在於：

    (1)有規劃的組織，其績效優於沒有規劃的組織

    (2)進行正式規劃的組織，其績效優於進行非正式規劃的組織

    (3)規劃本身的品質，更重於是否有做規劃

    規劃的類型可就廣度、時間幅度、明確性及重複性來定義。尤其在組織層級中的廣度方面，包括有「策略規劃」(高階主管)、「功能規劃」(中階主管)及「作業規劃」(基層主管)；就計畫的重複性而言，日常管理循環就具有政策、程序與規則的執行特性。

    章節的後半段，還說明目標管理(MBO)的定義與組織達成標的執行與控制。      

    看完第七章後，您是不是也覺得管理其實很簡單，就是找到問題→用對方法→定義指標→落實執行。

    最後，小熙再提醒各位，管理是否有效能，核心的關鍵，最終還是在於主管的『執行力』！