學習護照

不確定時代的專案管理

專案管理的前提是在確定的時間，內完成確定的目標。
在不確定的環境下，究竟該如何管理專案？
弄清楚輕重緩急、將專案化整為零、運用變動管理，
遵循幾項重要原則，幫助專案經理人將不確定降到最低。

當我知道分派給我的題目是「不確定時代的專案管理」時，我心想：「哦，哦，這可是個高難度的題目。」

從定義上來看，專案管理是在確定的時間內，將一個確定的目標達成的一項行動。一個確定的東西，要在不確定的環境中完成，這不是像叫人在流動的沙石上建造房屋嗎？一不小心，難免變成房屋倒塌，功虧一簣的結局。這是我們搞專案管理的人的難處，但同時也是一項挑戰。換句話說，在目前這個不確定的時代，怎麼去管好專案，化不確定為確定，減少風險，增加效益，是我們今天要探討的主題。

首先，你會不會和我一樣好奇地問：「為什麼現在是不確定的時代？難道以前就不是嗎？」照理說人類已經快進入二十一世紀了，科技比從前發達，工具比從前進步，資訊比從前普及，這都是幫助我們化不確定為確定的有利條件，為什麼還有「不確定時代」的說法呢？如果我們連這個都沒先弄清楚就去談怎麼管理專案，那豈不是變成了無的放矢，空書咄咄？

根據我的看法，造成目前這個不確定時代的主要原因，有下面幾點：

第一，不確定的原因來自突然間我們有太多資訊和太多選擇。

在美國，人們常常感到information overload 和 over informed 的困擾。

照理說資訊多，選擇多應該沒什麼不好，但如果我們不增進資訊分析的能力，不改善作決定的方法，資訊越多，越會造成當局者迷；選擇越多，越會造成不知何去何從的不確定現象。。

選擇增加，讓事情變複雜

舉兩個有趣的例子。本世紀初期，亨利福特開始大量生產汽車，當時的Ｔ型車變成搶手貨。亨利福特說了一句流傳千古、相當吊詭的名言。他說：「您要什麼顏色都成，as long as 黑色。」這個 as long as 真是神來之筆。換句話說：「你們的選擇多得很，但只限於黑色。」

幾十年後，到了二十世紀的末期，寶鹼公司為了提供顧客最多的選擇，在市場上推出男嬰專用和女嬰專用的尿片，這種做法是不是反而多此一舉？徒然把本來很簡單，很確定的事搞複雜了。

第二，現代人越來越沒有耐心，什麼都要快，並且無時無刻都在求變。

求變心切並沒有什麼不好，只是對專案管理的經理人來說，又增加一些不確定的變數，在專案的成本、時效、品質和組織上，都會帶來更大的困擾。

第三，第一件事是「伊媒兒」（E-mail）的普遍應用；第二件則是我們的競爭者已經不再是我們的同事，或對街的同行。

英特爾的葛洛夫（Andy Grove）是一九九七年時代雜誌選出的風雲人物。時代雜誌從一九二七年開始選風雲人物，七十年來，出身企業界者，葛洛夫是僅有的四人之一。

葛洛夫在他的暢銷書「高產出管理」（High Output Management）再版介紹中提到，這十幾年來美國企業界發生了兩件事，對公司經營的策略有很大的衝擊：

第一件事是「伊媒兒」（E-mail）的普遍應用；第二件則是我們的競爭者已經不再是我們的同事，或對街的同行。

我們的競爭者往往是遠在天邊，連聽都沒聽過，地圖上都難找到的國家。葛洛夫看到的現象，只是全球經濟在競爭上的不確定現象之一。

還有另外的一面，葛洛夫的書中沒提到，那就是企業彼此合作的對象也變成非常不確定了。

從前的競爭者，一夕之間變成了合夥人；昨天還是合夥人，一覺醒來卻變成了競爭者。英特爾原來是一些網路設備公司，像 Cisco, 3Com, Bay Network的供應商，現在卻在和他們搶生意。微軟公司本來表示要全力進攻多媒體和電視娛樂製作的市場，現在卻宣稱要踩剎車。這些變化，都是發生不到一個月之內的事情。

這種既是朋友又是敵人，在戰爭的同時有和平，和平中也有戰爭的策略，是近年來美國管理出版界頗為風行，我在世界經理文摘不只一次介紹過的「合競」（Coopetition）的觀念。這種既戰又和的關係，和托爾斯泰筆下，「戰爭後接下來是和平，和平後再戰爭」的情況不一樣。「合競」走向是造成不確定時代的第三個主要原因。

第四，政府的法規隨時在變，以前是中央政府講話就算數，現在地方政府的聲音越來越大。

地方政府的聲音又受不同的組織，不同的利益團體，不同的人權保護者的影響，再加上日本大前研一那些「無國界論者」在「攪局」，這些都是直接影響到環境越來越不確定的原因。

第五，專案經理人所領導的成員越來越不同。

就以我個人的經驗來說吧：當你年輕漂亮的專案成員跑到你辦公室來哭哭啼啼的時候，你是該把門關上呢？還是打開？當你的同事或成員是公開的同性戀者，你該怎麼待他？如果你的部下是新人類，或新新人類，你那一套，怎麼在他們身上使得上力？

再加上韓第（Charles Handy）所謂的第三年代（The Third Age）和組合式工作者（portfolio worker）越來越多，虛擬辦公室當道，外包（outsources）盛行，這些都會加重專案經理人面對不確定時代的負擔和壓力。

好了，問題講了一大堆，那答案呢？

在不確定的時代，怎麼管理專案？。

如何降低不確定

從前有個人去向一位身體很好，年過九十的老人家請教長生之道。這人問：「老先生，你能活這麼久，祕訣是什麼呀？」老先生回答說：「每天維持呼吸就成了！」老先生的回答錯嗎？沒錯。對嗎？恐怕沒什麼功用。因此，我可不能以「在不確定時代管理專案應力求確定」，來回答這個問題。

對於選擇太多，不知道專案管理何去何從，事情優先次序如何的專案經理人，我建議你至少要花百分之二十五，最多可以花百分之四十的時間，在專案生命週期的前段，也就是在定義和計劃階段上，好好弄清楚三件事：

第一，專案的目的和範疇是什麼？第一，專案的目的和範疇是什麼？

一般專案經理人對自己專案的目的很了解，那就是要在什麼時間內，花多少錢，把什麼事做好。但如果只知道目的，對在不確定的環境下如何管理專案是沒用的。這是為什麼要一開始就要把專案的範疇釐清。

專案的範疇包括專案的產品，其特性、規格、採用的方法、邊界等等。只有這樣，才能很明確地知道什麼是屬於此專案，什麼是專案之外的工作，也只有這樣才能避免不知「為何而戰」的不確定。。

第二，專案經理人要懂得怎麼運用取捨分析（trade-off）的技巧。

天下事又要馬兒肥，又要馬兒不吃草，是不可能的。在專案管理中要品質、價錢、時效都兼顧，不是那麼容易的。顧全大局，棄車保帥，是不確定時代管理專案的絕招之一。

第三，事情的嚴重性和急迫性要能分辨清楚。

年輕時找老婆，重要性大過急迫性；四十歲以後，急迫性大過嚴重性。好的專案經理人永遠會把能幹的部屬派去管嚴重性的事，而將勤能補拙的專案成員找去處理急迫性的事。

至於怎麼在求快、求變的不確定時代中，不迷失方向，不兜圈子，不浪費資源，最好的方法有兩種：

(一)要懂得怎麼把大專案化整為零，各個擊破。

在專案管理的策略上，這叫做Ｄ＆Ｃ（divide-and-conquer）。記不記得小時候聽「團結就是力量」的故事：老父去世前，教導子女們要團結，先用一枝箭叫大家試著折斷，結果人人都做得到。叫他們去折一綑箭，則沒有一個子女能將其折斷。

這位老父顯然不是專案管理的行家，他如果把故事倒轉過來講，先叫小孩去折一綑箭不成，再去一枝枝折，這可就變成「在不確定時代，有效專案管理」的活教材了。專案越小，變數越少，就越容易避免不確定的衝擊。

(二)要懂得怎麼靈活運用「變動管理」（change control）的原則和技巧。

照教科書的說法，只要專案一開始，所有的改變都要經過一定的程序評估，評估之後，該不該改，怎麼改，願花多少代價去改是有規矩的。

但這套規矩遇到張大帥型的老板或顧客卻是行不通的。張大帥打麻將可以「么雞吃餅」，遊戲規則隨他亂訂。

在這個時候，專案經理人只有兩條路：一是另投明主，早日脫離張大帥的苦海；另外就是善用「變動管理」的分析和紀錄來當擋箭牌。在績效評估的時候，雖然陞官無望，但「變動管理」讓你自保有餘，是不確定時代管理專案時，對付求快、求變的兩把刷子。

專案經理人應該具備的能力

前面提到，由於全球經濟的合競、政府法規、個人事業規劃的變型、社會價值的改觀，這些不確定的因素將專案經理人置於四面楚歌的困境：有責任但不一定有權力；要按時完成任務，但不一定有足夠的資源；專案成功，光環讓別人戴，專案出了毛病，黑鍋一個人揹……。在這些困境下，專案經理人該怎麼自求多福呢？

我的建議是，第一流的專案經理人一定要具備四個Ｐ的能力：

第一個Ｐ是 People Skill，也就是知人善任，懂得怎麼做教練，做大使，做公共關係。

有個父親晚上回家還在忙公事，讀幼稚園的女兒要父親陪她玩，他沒辦法。這時他剛好看到桌上雜誌有一頁世界地圖，於是他把世界地圖撕成幾片，交給女兒說：「妳如果能將這幾張紙湊成一幅地圖，我就陪妳玩。」

不久小女兒果然把地圖湊成了。他大為吃驚，認為這是不可能的事。原來地圖的背面是一個人像，所以只要我們把人的問題解決了，世界上的問題，確定也罷，不確定也罷，都會迎刃而解。

第二個Ｐ是個人魅力（Personal Dynamics）。

戰國時候的顧問人物毛遂想參加平原君的專案，平原君說，你在我公司待了三年仍然沒沒無聞，怎能算是個人才呢？毛遂說，你不給我機會成為專案的核心成員，我哪能一展所長呢？所以專案經理人要懂得主動包裝和推銷自己。

第三個Ｐ是解決問題（Problem-Solving）。

解決問題要靠三門功夫：具有分析能力的內功；懂得使用工具的外功；和擅長方法（methodology）的輕功。有人說還要靠暗器致勝，那是旁門左道，非大丈夫所為也。

說到大丈夫，得提到第四個Ｐ，那就是對生命的看法（Perspective）。

從事專案管理是個吃力不討好的事，要發財不如買賣股票；要有權不如去選議員；要博取佳人青睞，應該做政府發言人。但專案式管理（Managing Organization By Projects）絕對是未來管理的典範轉移。

蕭伯納有一句話我很喜歡，在這裡我送給各位：「人們看到一些事情發生了，會問『為什麼』；我看到一些事情沒有發生，會問『為什麼不』。」（People see things happen and ask why, I see things not happen and ask why not?）

在越不確定的時代，越需要專案管理。