教導力:如何啟動初次教導
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友人問:「我是部門經理,雖然對教導已有所了解,但是對教導過程和結果仍有些擔心無法做好所以未啟動,有何方法可以克服?」
這是一個初學教導的人常面臨的問題,對於教導的技巧好像都懂了,但是擔心若是受教導者不配合或是過程中出現無法掌控的狀況會讓自己出窘,所以遲遲無法踏出第一步。想要有效的克服這個問題可從心理面及技巧面來著手。
在心理方面:首先上要先建立教練自信心。教導同仁本來就是經理的職責,經理透過平時的領導與管理來發揮同仁的長處、克服其短處來達成設定目標或成果,所以只要你的出發點是為了對方可以更好,那不管什麼方法都值得嘗試。其次,就是相信教導的流程,教導是一種系統性的操作方法有其嚴謹的架構,只是順著步驟進行通常可以獲得成效,既使中間某個環節沒有達到設定的結果,也不會造成對你領導的傷害。例如受教導者不認同問題的存在(而你也已從不同角度去提問設法讓他了解),只要你是依據事實提出的,你可以暫時中止教導請他回去再做思考並另約時間繼續教導的工作。若是無法得到有效的解決方案,你也可以要求他利用時間去構思、自己去尋求有效的對策。
在技巧方面:教導的技巧中-「提問、傾聽與回饋」中就最重要的應屬提問,初次進行教導時可多花時間在提問的設計上。
事前依照IGROW的模組:Issue決定教導的主題-有關此次教導的議題內容,Goal設定目標-要達成什麼目標或成果?想要做的是什麼,Reality看清事實-發生了什麼事?所觀察到的事實是什麼?,Options探尋選擇-你可以做什麼?你有哪些選擇?,Weak up承諾行動-你會怎麼做?需要什麼資源?與誰有關?來進行設計問題,並逐一的列出要提問,格式可參考下列的表格(如附圖)。在設計中力求詳盡並且反復的檢查與確認,多用開放式的問題引導受教導者回答,用封閉式來取得確認和同意,必要時可向組織內部有經驗的前輩請益,讓自己的問題皆是有效的問題。
接著,針對每個問題去預思受教導者可能的反應和回答的內容,並記錄在表格中的「預期的回應」欄位中。這樣做的好處是讓自己可以模擬實際進行教導對話時的情境,將擔心的情況透過模擬找出有效的對策,這個步驟要加上你平日對受教導者的觀察和了解,用對方的角度去做思維才能有好的效果。再來,將自己針對受教導者的回答內容的可行處置對策和方式記錄下來,並設計將其轉化成下一個提問的問題,「『你所提到在進行改善作業時,別的部門不願意配合。』你所指的內容是…?你要如何克服這個問題?」,最後就是逐一的檢查提問表的內容務必讓自己所設計的提問題能夠具有系統和邏輯。
教導工作也是一個PDCA的管理循環,做好事前的計畫,落實執行,過程和事後檢討自己的表現,最後進行改善。只要秉持教練「讓成員的潛能透過激發自我覺察、以及提高當責的精神來充分發揮出來」的信念,做好提問設計及抱持謙卑與持續學習的心勇敢的跨出第一步,你會成為一位優秀教練的。 |
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